Cómo organizar un acto de inauguración decente
Un acto de inauguración es tan importante como aquello que se inaugura, y también es importante destinar a su celebración los fondos económicos suficientes.
No importa si llevamos a cabo lo que sea que queramos inaugurar con fondos públicos o con ayudas económicas privadas, como por ejemplo créditos online; lo importante es que, previamente, tengamos en cuenta cuánto de esos fondos deseamos utilizar para el acto de apertura propiamente dicho. Porque, en contra de lo que pueda parecer, los actos de apertura no se limitan a una charla de bienvenida, sino que hay otras cosas a tener en cuenta. Por ejemplo, ofrecer comida y bebida, y regalos a los asistentes. Normalmente esos detalles son los que dotan al acto en sí de profesionalidad.
¿Qué recomendaciones deberíamos tener en cuenta a la hora de organizar un acto de apertura en condiciones? Para empezar, deberíamos obtener un espacio decente. Esto depende mucho de aquello que queramos inaugurar y dónde. Por ejemplo, si la inauguración es un nuevo espacio de lectura de una biblioteca, se utilizará para ello la sala misma del centro otorgada para ello. Si es más bien otro tipo de servicio, se puede recurrir al alquiler de un local, o a la reserva de un espacio público, como por ejemplo un parque o una plaza. En este sentido, hemos de tener muy en cuenta si el aforo es limitado o no, porque ello incidirá en el diseño y envío de las invitaciones. Siempre acudirán personas importantes relacionadas con el acto inaugurado, pero también curiosos.
Otra cosa que deberíamos tener muy en cuenta es el asunto de la difusión. ¿Deseamos que el acto aparezca en los principales periódicos y medios de comunicación del país? No solo deberemos contactar con ellos y llegar a acuerdos económicos sobre el trabajo de documentación que se llevará a cabo, sino que hemos de procurar que los profesionales en cuestión dispongan de un espacio propio para instalar cámaras o tomar anotaciones. Es posible que nos soliciten entrevistas o información adicional, para lo cual deberemos estar preparados. El objetivo es dar una imagen pública digna de lo que pretendemos conseguir.
Por último, parte de los fondos del préstamo personal deberían ir destinados a la factura técnica. Los micrófonos y los altavoces son imprescindibles para los discursos, así como televisores y proyectores para ofrecer spots o pequeñas presentaciones iniciales. Todo ello derivará en un acto de inauguración impecable.